[Planilha grátis] Conciliação bancária: o que é e como fazer

Entenda o conceito, por que é uma ferramenta essencial para seu negócio e como incorporá-la ao controle financeiro.

Conciliação bancária é uma forma de gerenciar as finanças da empresa e serve para todo tipo de negócio, não importa o tamanho.

Ocorre que muitos empreendedores pensam que a conciliação bancária é uma ferramenta útil apenas para grandes empresas. 

E esse é um grande erro, porque uma gestão financeira saudável é indispensável para qualquer porte – e ela começa pela comparação do planejamento com a realidade, que é a essência da conciliação bancária. 

Por isso, se você é um MEI, profissional liberal ou tem um pequeno comércio, atenção: este artigo é para você. Confira!

O que é conciliação bancária

Conciliação bancária é a comparação da movimentação de dinheiro na conta do banco com o planejamento financeiro da empresa.

Em outras palavras, trata-se de conferir se as previsões estão batendo com o que de fato está acontecendo. 

Ou seja: se os recebimentos previstos estão caindo na conta, se os pagamentos a realizar estão sendo feitos, se as taxas estão precisas e muito mais.

A conciliação bancária pode ser feita manualmente ou pode ser uma ferramenta automática existente em um sistema de gestão.

Qual a importância da conciliação bancária

A conciliação bancária é importante porque garante a saúde financeira do negócio.

Veja no exemplo abaixo como a falta de conciliação bancária pode ser ruim para a empresa.

Exemplo da importância da conciliação bancária em 4 passos

1. Imagine que na planilha de contas a receber e a pagar da sua empresa esteja previsto o depósito dos seus clientes no dia 10 e o pagamento de seus fornecedores no dia 15.
   
2. Agora, suponha que dois clientes não efetuaram o pagamento na data combinada e não avisaram sobre o atraso.
   
3. Sem saber que eles não efetuaram o pagamento, você paga seus fornecedores dia 15 e, também sem perceber, usa o limite da conta.
   
4. Apenas no dia 30 do mês você verifica que sua conta está no negativo, pois você utilizou o limite para quitar suas pendências. Além de não receber dos clientes, está pagando juros.

A conciliação bancária, portanto, é uma prática fundamental porque ajuda a controlar suas contas e evitar cenários como esse.

Claro, se o seu comércio oferece máquina de cartão de crédito e débito aos clientes e por causa disso não precisa vender por promissórias ou outras práticas que não dão tanta garantia de recebimento, você elimina a chance de não receber pelas vendas nesses casos.

Ainda assim, a conciliação bancária é importante porque permite verificar outros aspectos da gestão financeira – como descontos com impostos e taxas bancárias, que precisam ser contabilizadas como despesas.

E se o seu modelo de negócio envolve a emissão de boletos (e por isso é preciso que o cliente faça o pagamento proativamente, ou seja, é necessário que ele quite o boleto) a conciliação bancária é ainda mais indispensável.

Então, a conciliação bancária é importante porque:

• Permite verificar se as contas a receber realmente foram recebidas na data prevista;
  
• Se as contas a receber não foram pagas, permite a cobrança de clientes inadimplentes;
  
• Ajuda a conferir se as obrigações com fornecedores e tributos estão em dia;
  
• Inibe fraudes dentro da própria empresa – como falta de depósito de vendedores ou saques desautorizados.

Qual a diferença entre extrato e conciliação

A diferença entre extrato e conciliação é muito simples: o extrato trata-se da movimentação na conta durante um determinado período. Já conciliação é a tarefa de conferir se os lançamentos descritos no extrato estão batendo com o planejamento financeiro da empresa.

Como fazer a conciliação bancária

A conciliação bancária pode ser feita manualmente ou automatizada com um sistema de gestão. Veja abaixo como fazer cada uma delas. 

No vídeo abaixo, você pode complementar sua leitura a aprender mais com o canal Moz Contabilidade como fazer reconciliação bancária.

Como fazer a conciliação bancária manual

Para fazer a conciliação bancária de forma manual, basicamente você vai precisar da sua planilha de fluxo de caixa ou das anotações onde faz seu controle financeiro, e do extrato do banco. Veja o passo a passo.

Passo 1: verificar as anotações da planilha financeira

Sua planilha financeira deve ter as anotações mais importantes da gestão do negócio: o dinheiro que vai entrar e o dinheiro que vai sair.

Esse balanço é fundamental para garantir um bom controle sobre o que você está recebendo e o que precisa pagar.

Além da questão financeira por trás da gestão do dinheiro, esse monitoramento permite analisar suas metas e objetivos. 

Assim, você sabe quanto precisa vender e tem até mais clareza sobre estratégias necessárias para melhorar vendas.

Passo 2: emitir o extrato bancário e cruzar informações

Com sua planilha atualizada, abra a conta do banco e emita um extrato bancário. Basicamente, você vai conferir linha por linha da sua planilha em relação ao que realmente aconteceu na conta.

Veja alguns exemplos:

Contas a receber

• Na planilha, há uma previsão de quitação de boleto de um cliente no valor de R$500 para o dia 10.
  
• No extrato do banco, deve haver o pagamento desse boleto de R$500 até o dia 10, com as informações do cliente.

Contas a pagar

• No controle, há uma previsão de débito automático de R$150 para pagar um fornecedor no dia 15.
  
• No extrato, deve aparecer o débito deste exato montante (nem mais, nem menos) para o fornecedor.

Impostos

• Na planilha, há previsão de pagamento de tributos de R$65 no dia 20.
  
• No extrato, deve haver o débito deste valor na data prevista e direcionado ao Fisco.

Depósitos de vendedores

• No controle, há uma previsão de depósito de vendas diretas feitas por um colaborador.
  
• No extrato, deve aparecer o depósito do montante combinado na data prevista.

E estes são apenas alguns exemplos de como conferir o extrato em relação às anotações financeiras para a conciliação bancária manual.

Passo 3: verificar o resultado

Ao cruzar as informações da sua planilha com o extrato, você saberá se tudo que estava previsto de fato aconteceu: se seus clientes te pagaram, se seu time depositou, se seus fornecedores receberam e se os impostos estão em dia.

O resultado precisa ficar dentro do previsto. E se houver alguma inconsistência, você fica ciente e pode solucionar.

Qual a frequência da conciliação bancária manual

Tudo depende da quantidade de movimentações no banco.

Quanto mais contas a pagar e contas a receber sua empresa tem, mais frequentemente você precisa conferir se o seu planejamento está de acordo com o dinheiro que entra e sai do banco.

Uma dica é fazer a conciliação bancária diariamente ou pelo menos uma vez por semana se todos os dias houver movimentação no caixa.

Casos em que as movimentações são menos frequentes permitem conciliações quinzenais ou mensais.

Por fim, a  recomendação é não passar um mês sem fazer este cruzamento de dados.

Como fazer a conciliação bancária automática

A conciliação bancária automática é uma ótima maneira de conferir se o que acontece na conta está de acordo com o planejamento financeiro, quando há muita movimentação.

Para atender de microempreendedores a multinacionais, existem inúmeros tipos de sistema de gestão no mercado que oferecem a solução de conciliação. 

Assim, você precisa escolher um que se encaixe no porte da sua empresa e no seu modelo de negócio.

De um modo geral, é interessante que o sistema apresente as seguintes funcionalidades:

• Fácil integração do sistema de gestão com o banco;
  
• Segurança de informações;
  
• Possibilidade de relatórios ou ferramentas que facilitam a comparação entre o que estava previsto com o que realmente ocorreu na conta bancária.

Quem é responsável pela conciliação bancária

O responsável pela conciliação bancária numa empresa é o profissional que cuida do planejamento financeiro. Essa pessoa pode ser até o próprio dono do negócio.

Inclusive, é muito comum que nas micro e pequenas empresas o gestor financeiro seja o fundador ou um dos sócios.

Isso acontece porque a saúde financeira é, basicamente, uma das garantias de que o negócio se mantenha consistente no mercado. E como a conciliação é parte importante dessa missão, é natural que o empreendedor se interesse pela atividade.

Gostou de aprender mais sobre o que é conciliação bancária? Conta pra gente nos comentários!

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