Emissão de nota fiscal: o que é e como emitir nota para MEI

Quer saber o que é nota fiscal, como fazer uma boa gestão das suas notas e como emitir nota fiscal para MEI? Fica aqui com a gente pra aprender dindim por dindim!

Todo MEI ou dono de negócio, por menor que ele seja, deve emitir nota fiscal quando vende produtos ou presta serviços.

Ela funciona como um recibo que tem valor de documento, pois prova que a venda aconteceu. Além disso, serve para o recolhimento de impostos pelo governo.

Pra ajudar você a entender mais sobre o assunto, fizemos um artigo completo te explicando o que é nota fiscal, como emitir nota fiscal para MEI, como fazer uma boa gestão das suas notas e muito mais. Acompanhe.

O que é nota fiscal

As notas fiscais são recibos que comprovam a aquisição de um produto ou a contratação de um serviço.

Elas têm valor jurídico de documento e devem ser emitidas em todos os tipos de transações de compra e venda, independentemente do setor de atuação e do tamanho de um negócio.

É com base nas NFs que a fiscalização consegue se certificar que uma empresa pagou os devidos impostos.

Quais são os tipos de nota fiscal

A nota fiscal pode ser emitida em papel, usando um bloco de notas fiscais, ou digitalmente. Entenda a diferença entre elas.

Bloco de nota fiscal físico

Para imprimir o bloco de nota fiscal físico, é preciso pedir autorização na Secretaria da Fazenda Estadual ou Municipal.

Se você vende produtos ou presta serviços apenas na sua cidade, procure a Municipal. Se trabalha para outras cidades, procure a Estadual.

Com a autorização em mãos, procure uma gráfica para imprimir seu bloco de notas fiscais. Normalmente, as gráficas oferecem um modelo padrão, com espaços dedicados aos dados do cliente, quantidade e discriminação dos produtos/serviços comprados, valor de cada um deles e valor total da nota.

Emissão de nota fiscal física

Ao fazer a venda, preencha todas as informações em três vias: uma para o cliente e duas para o empreendedor (uma ficará colada no bloco e a outra poderá ser destacada).

Se a compra for entregue ao cliente por um transportador, ele também deverá ficar com uma via.

Nota fiscal eletrônica

Há dois tipos de nota fiscal eletrônica: A NF-e, emitida para registrar a venda de produtos, e a NFS-e, para registrar a prestação de serviços para um cliente.

A primeira é emitida pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado, enquanto a segunda é responsabilidade da prefeitura de cada cidade.

Emissão de NF-e

Para emitir a NF-e, o microempreendedor formalizado deve entrar no Posto Fiscal Eletrônico (PFE) da Secretaria da Fazenda, clicar em download e fazer um requerimento de senha.

Preencha o formulário online e agende um dia para ir até um posto fiscal desbloquear a senha.

Após o desbloqueio, faça login no site da Secretaria da Fazenda e clique em “Emitir NF online” sempre que fizer uma venda.

A nota fiscal deve ser preenchida com os dados do cliente, tipo de produto que está sendo vendido e valor.

Emissão de NFS-e

Como a NFS-e é emitida pelo município, cada cidade apresenta um processo diferente.

No próprio site da prefeitura da sua cidade, você deverá encontrar informações e o passo a passo para emitir a nota fiscal eletrônica de serviços.

Provavelmente, o processo será semelhante ao da NF-e. Será precisa solicitar uma senha e ir até o órgão público municipal indicado para desbloqueá-la.

Com a senha desbloqueada em mãos, a emissão de nota será feita no site da prefeitura após a prestação de cada serviço.

📌 Se puder, é melhor emitir a nota eletrônica, pois diminui o gasto de papel, facilita a consulta aos recibos, o recolhimento de impostos pelo governo e aumenta a confiança e credibilidade no documento.

Como emitir nota fiscal para MEI

O Microempreendedor Individual, mais conhecido como MEI, pode emitir notas fiscais pelos serviços prestados e vendas realizadas.

É possível emiti-las para pessoas jurídicas, órgãos públicos e até pessoas físicas (neste caso é opcional, exceto quando o consumidor exige). Quer saber como funciona?

As notas podem ser de papel ou em formato eletrônico, que nem sempre é obrigatório, mas é muito mais prático. Mas antes de emiti-las, é preciso saber algumas coisas.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica

Ela não é a mais prática para o dia a dia, funciona mais para quem não possui algum software de gestão ou autorização para a impressão de documentos fiscais. O problema é que não é todo estado que permite emiti-las.

Para saber se o seu estado permite e como funciona para emitir, é necessário ir ao site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) da sua região.

Normalmente o processo para emitir é o mesmo de uma nota fiscal eletrônica comum, exceto pelo fato de que você deve pedir por cada uma das notas à Secretaria.

Nota Fiscal Avulsa

Caso você não queira emitir pela internet, normalmente as Secretarias da Fazenda oferecem a possibilidade e pedir no escritório que houver em sua cidade.

No entanto, nesse caso é comum que o governo cobre uma taxa pela emissão.

Nota Fiscal Eletrônica

A mais comum de todas. A forma, porém, também depende do estado em que você mora.

A maioria das Secretarias da Fazenda oferecem gratuitamente softwares para emitir nota fiscal eletrônica. Em algumas cidades, como São Paulo, também há sites dedicados à emissão das notas.

Recomendamos que primeiro procure por nota fiscal mais o nome da sua cidade em um buscado como o Google para saber se a prefeitura não oferece nenhum sistema do tipo.

Caso não ofereça, procure pelo site da Secretaria da Fazendo do Estado e lá haverá as regras de como emitir, além dos links para fazer o download do software, caso eles ofereçam.

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

Nesse caso o empreendedor tem um bloco físico de notas fiscais que podem ser emitidas à mão. Para pedir uma, você precisa ir ao site da Secretarias da Fazenda e solicitar autorização.

Em seguida, é preciso levar o arquivo que eles te liberarem a uma gráfica ou imprimir em casa.

Como fazer o controle das notas fiscais

A forma como uma nota emitida contra a empresa chega às mãos do dono do negócio pode variar.

Muitas vezes é preciso cobrar o fornecedor para que ele envie uma NF em papel até o endereço da empresa.

Em outras situações, o documento chegará por e-mail, por exemplo. Como essas diferenças podem dificultar a forma de organizar as notas manualmente, elas demandam mais cuidado e atenção do pequeno empreendedor.

Saiba o que você pode fazer para conseguir uma boa gestão das notas fiscais do seu negócio.

Deixe apenas uma pessoa responsável pelo arquivamento

Dependendo do tamanho do seu negócio e da quantidade de funcionários que tiver, mais de uma pessoa pode acabar guardando notas fiscais, o que facilmente gera confusão no arquivamento.

Tente colocar apenas um responsável por essa tarefa, para que ela seja feita sempre da mesma maneira.

Crie um processo e se dedique a ele

Uma solução é criar um processo único de arquivamento, visando facilitar a busca de notas fiscais quando for necessário.

Coloque todos os documentos sempre no mesmo lugar, mas não todos juntos. É preciso criar um método de separação por data, por exemplo. 

Não acumule notas fiscais para armazenar

Quando receber a nota de um fornecedor ou emitir um documento para os clientes, não demore para guardá-los corretamente.

Acumular muitas NFs pode ser o começo de uma grande desorganização no local de armazenamento.

Faça backup

Se você usa um computador para guardar todas as notas fiscais eletrônicas, lembre-se de fazer um backup para a nuvem, em sistemas onlines (e muitas vezes gratuitos), como o Google Drive, ou salvá-las, de tempos em tempos, em um pen drive ou HD externo. 

Por quanto tempo guardar a nota fiscal

Toda empresa que emite NFs é obrigada por lei a armazená-las por até cinco anos.

Além disso, as notas fiscais eletrônicas precisam ser guardadas no formato conhecido como XML, com assinatura digital, para terem validade jurídica e estarem dentro da lei.

Esses documentos devem ficar disponíveis para caso sejam solicitados pelas autoridades tributárias em ações de fiscalização, por exemplo.

Mas, ainda que não fosse obrigatório guardar as notas fiscais, esse armazenamento continuaria sendo mais uma ferramenta para acompanhar a real situação financeira da sua empresa.

As NFs emitidas contra o seu negócio por fornecedores, por exemplo, são parte da lista de custos e despesas.

Vantagens de fazer um bom controle das notas fiscais

Se você tem uma pequena empresa, são grandes as chances de ser o único responsável por diferentes setores, principalmente nos primeiros anos de vida do negócio.

E, com isso, o papo sobre gerenciamento de notas fiscais pode parecer assustador a princípio, ou até mesmo um assunto direcionado apenas às companhias maiores.

Visão para o futuro

Mas começar a fazer uma boa gestão das notas fiscais enquanto a quantidade destes documentos ainda é pequena, pode fazer com que a sua empresa esteja melhor preparada para gerenciá-las no futuro.

E isso é importante, porque a escalada do seu negócio, conforme ele for crescendo, deve aumentar o número de NFs emitidas diariamente.

Fiscalização

Um outro bom motivo para fazer a gestão de NFs em pequenos negócios é estar bem preparado para qualquer tipo de fiscalização e, assim, evitar pagar multas que podem comprometer o fluxo de caixa da empresa.

Com a digitalização das notas, os órgãos tributários nacionais já trabalham com todas as informações em mãos ao chegar para fiscalizar os estabelecimentos – o que nem sempre acontecia quando elas eram emitidas apenas em papel.

E quando você, dono do negócio, também tem esses dados bem arquivados e fáceis de consultar, certamente se sentirá mais seguro!

Softwares de gestão empresarial

Para evitar problemas com o fisco e conseguir usar as NFs como parte estratégica do crescimento do seu negócio é preciso ter organização e comprometimento, certo?

Muitas vezes, porém, o pequeno empreendedor é o único responsável por várias tarefas diferentes no dia a dia da empresa. Com isso, a melhor solução para ele é aproveitar as facilidades oferecidas por plataformas online. 

Soluções digitais para negócios, como os softwares de gestão empresarial – os chamados ERP (sigla para Enterprise Resourcing Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português) – já oferecem funções relacionadas à gestão de notas fiscais.

Eles funcionam como um programa de computador, que reúne e gerencia os processos de todas as áreas de uma empresa.

Além disso, existem outras tecnologias do setor tributário e de finanças que funcionam exclusivamente para a gestão de NFs e os demais documentos fiscais, como os CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Um deles é a plataforma Arquivei, que é feita para empresas de qualquer tamanho e setor que querem automatizar seu gerenciamento.

Como está a gestão de notas fiscais do seu negócio? Você usa alguma plataforma para automatizar o gerenciamento? Conte para nós nos comentários!