4 vilões que atrapalham a sua organização do tempo

Administrar o tempo é um enorme desafio. Mas é super importante para conseguir alcançar seus sonhos e fazer tudo o que você precisa para o sucesso do seu negócio. O primeiro passo é identificar o que está sugando seu tempo.

“O grande vilão do pequeno empreendedor é, principalmente, focar demais na operação e pouco na estratégia. Eles são sugados por urgências e processos e perdem performance correndo atrás de si próprios”. A frase do empresário Christian Barbosa, autor de seis best-sellers sobre produtividade, é um alerta para todos que têm um pequeno negócio. Mas qual é a fórmula para dar conta de tudo e ainda conseguir se dedicar a o que realmente importa? Conversamos com Christian sobre os principais ladrões de tempo dos empresários e dicas para deter esses vilões. Confira:

Os vilões que atrapalham a administração do tempo

Vilão 1 – Usar vários canais de comunicação ao mesmo tempo

Como ele age: Você atende a fornecedores, clientes e pessoal por diversos canais ao mesmo tempo, como Whatsapp, Messenger, email, celular, redes sociais?  O resultado pode ser uma confusão geral, certo? “Esse é o pior veneno que ele pode desenvolver”, diz Christian.

O importante é centralizar suas comunicações em apenas um meio. Caso prefira o Whatsapp, por exemplo, utilize a versão web do aplicativo para não ficar refém do celular ou se perder nas mensagens. Tem mais: tudo o que negociar, agendar ou decidir por ali transfira para um sistema de controle de tarefas, que pode ser desde uma agenda a softwares ou aplicativos específicos, como Neotriad, Remember The Milk ou Trello.

“Vale até um quadro na parede com post-its, o essencial é organizar as ações para não se perder”, diz Christian.

Vilão 2 – Reuniões demais

Como ele age: começa com um atendimento não previsto a um fornecedor, uma conversa no meio da tarde com a equipe, um planejamento no fim do dia com o contador… Quando percebe, você já gastou boa parte do seu tempo. “Em uma pequena empresa, fazer reuniões toda hora indica erro de gestão ou ambiente contaminado por essa prática”, diz Christian.

O importante é estabelecer dias da semana e horários específicos para atendimento de fornecedores e clientes, por exemplo, e concentre as reuniões apenas nesses períodos. Com sua equipe, agende as conversas apenas quando identificar uma necessidade real e defina um dia fixo da semana, preferencialmente na sexta, para reuniões de planejamento, alinhamento de expectativas e outros temas.

Vilão 3 – Falta de estratégia

Como ele age: com a agenda atribulada, acúmulo de funções e muitas interrupções durante o dia, o tempo para pensar no planejamento da empresa acaba ficando em segundo plano. “O curioso é que os empresários nunca têm agenda para esse trabalho, mas acabam encontrando tempo para refazer aquilo que deu errado por falta de planejamento”, diz Christian.

O importante é dedicar pelo menos meio período por semana apenas para pensar, sem interrupções, o que pode fazer para a empresa crescer, criar um plano de ação, definir as tarefas que serão feitas pelos funcionários e por você. Enfim, traçar os próximos passos da empresa e se organizar para cumprir as metas que definir.

Vilão 4 – Burocracia

Como ele age: contabilidade, notas, impostos, enfrentar a fila do banco… A papelada toma um tempo imenso do pequeno empreendedor. O risco é se dedicar mais à burocracia que às questões essenciais do negócio.

O importante é reservar um período fixo para cuidar da burocracia – como meio dia ou um dia inteiro, dependendo do volume de trâmites necessários para seu negócio. Você também pode analisar opções que estão facilitando a vida de muitos empresários,  como serviços de contador online, assistentes virtuais ou mesmo a contratação de pessoas por hora de trabalho para ajudar na organização da papelada. “É um investimento inteligente, pois ganha-se tempo, qualidade e produtividade”, diz Christian.

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