Como administrar uma empresa familiar: dicas para profissionalizar a gestão

As empresas familiares, com pelo menos dois membros da mesma família no quadro de sócios ou colaboradores, são muito comuns no Brasil. Afinal, abrir um negócio com alguém que você confia e tem uma boa convivência parece o melhor dos mundos, certo? Mas todos sabemos que essa configuração também pode trazer grandes dores de cabeça e até ameaçar o futuro do empreendimento. Por isso aprender como administrar uma empresa familiar é indispensável para o sucesso do negócio!

A gestão de empresas familiares é diferente dos demais tipos de empresa principalmente porque é preciso separar as relações pessoais das formações empresariais. Não raro as decisões em empresas de família são tomadas com base na proximidade entre as pessoas e não em qualificações profissionais ou resultados alcançados. Isso pode fazer com que o negócio não seja sustentável financeiramente a longo prazo ou acabar com as relações familiares.

Os principais desafios na gestão de empresa familiar

Descobrir como administrar uma empresa familiar e conseguir praticar uma boa gestão é desafiador porque dois mundos se encontram: o pessoal e o profissional. Quando não há uma separação clara dessas relações, decisões ruins para o futuro da empresa ou rompimento de laços familiares podem facilmente acontecer. 

Entre os desafios mais comuns está a divisão dos cargos ou da sociedade e a definição dos salários ou pró-labores (quantia destinada aos sócios que efetivamente desempenham atividades). Isso porque, ao abrir um empresa familiar, o mais comum é pensar que todos os membros devem lucrar a mesma quantidade de dinheiro, independentemente do trabalho executado por cada um deles. 

A questão da sociedade, quando não definida corretamente e documentada, pode gerar dores de cabeça em uma eventual rescisão da parceria. Por exemplo: quando dois irmãos se juntam para abrir uma loja de automóveis e um terceiro membro da família começa a participar ativamente do dia a dia do negócio, com atribuições iguais ou até maiores do que a dos sócios, uma eventual ruptura da sociedade pode deixar a família em uma situação desconfortável.  

Erros que você pode cometer ao administrar um negócio de família

Não se preocupe, é normal cometer alguns erros no meio do caminho quando se tem um negócio em família. Muitos deles, porém, são tão comuns que poderiam ser evitados com mais frequência. O primeiro é a falta de planejamento empresarial. Muitas famílias começam a gerir um negócio com base em intuições e experiências individuais, quando poderiam definir planos, estratégias e metas que levariam o negócio ao sucesso desejado com mais facilidade. 

A definição de cargos, salários e privilégios com base nas relações pessoais também é um erro muito comum que pode deixar a empresa estagnada no mercado de atuação. Já que ao escolher um funcionário sem levar em consideração sua capacidade técnica ou intelectual pode fazer com que o negócio perca novidades do setor, por exemplo, e deixe de crescer. Decisões importantes como estas devem ser tomadas com pensamentos estratégicos para alavancar o crescimento da empresa e não apenas para gerar emprego para parentes.

Outro erro muito cometido na hora de administrar uma empresa familiar é misturar o capital pessoal com o capital empresarial. É preciso ter em mente que o dinheiro do negócio também deverá ser reinvestido na própria empresa para que ela sobreviva no mercado. Lucros do negócio não devem, em hipótese alguma, serem usados em compromissos pessoais de sócios ou colaboradores da empresa. 

As principais vantagens em abrir uma empresa familiar

Escolher ser um empreendedor e ter um negócio próprio é um grande passo na vida de qualquer pessoa. A decisão envolve investimento financeiro, dedicação de tempo e persistência. Cenário no qual a presença de uma ou mais pessoas de confiança é extremamente bem-vinda e até desejada quando existe a necessidade de ter um sócio.

Ainda que o negócio tenha apenas um dono, é possível empregar membros da família para ocuparem cargos de confiança ou simplesmente para ajudarem a tirar a ideia do empreendedor do papel. 

Além da confiança, o ambiente de trabalho também poderá ser um ponto positivo para aqueles que desejam abrir uma empresa familiar. Com equilíbrio, o fato de as pessoas não apenas se conhecerem, mas terem uma boa relação pessoal pode fazer com que a empresa tenha um dia a dia mais leve e divertido do que se existisse apenas com pessoas que acabaram de se conhecer. 

O comprometimento e objetivos em comum faz com que todos queiram que a empresa seja um sucesso e cresça no mercado de atuação. Essa realidade é muito mais facilmente encontrada em negócios de família. Ao aprender como administrar uma empresa familiar essas vantagens podem ser muito melhor aproveitadas por todos os donos e colaboradores do negócio. 

Além do cenário de abertura de uma empresa com a ajuda de irmãos, pais, tios e outros familiares, existe também a realidade na qual o negócio familiar já está estruturado e com espaço no mercado e surge a necessidade de acontecer uma sucessão na gestão. Quando prevista e planejada essa mudança na administração tem tudo para manter a saúde financeira e produtiva do negócio. 

Em ambas as situações os donos do negócio precisam ficar atentos aos principais desafios na hora de aprender como administrar uma empresa familiar. Criar, documentar e seguir regras profissionais, estabelecer salários ou pró-labores com base em cargos e evitar a concessão de privilégios são alguns dos cuidados mais importantes na gestão deste tipo de negócio!

Veja 12 dicas para fazer com que as empresas constituídas por familiares tenham sucesso e saiba como evitar cometer erros na administração de um negócio em família:

• Tenha uma formação de sócios consistente

Para abrir uma empresa em sociedade, seja com familiares ou não, é preciso fazer o contrato social. O documento especifica quem são os donos da empresa, assim como as regras e as condições nas quais ela será constituída. No caso de sociedades com pessoas da mesma família ter uma formação de sócios consistente é igualmente importante, assim como a obrigação de documentá-la. Muitas vezes, outros membros da mesma família, por exemplo, também farão parte da empresa, mesmo que não como sócios e, no futuro, a participação deles pode gerar confusão. Por isso, a definição formal do quadro societário da empresa é indispensável. 

• Defina cargos e atribuições

Assim como a formalização dos sócios, uma empresa familiar também precisa ter definido e documentado os cargos e atribuições de cada membro que fizer parte da empresa. Esse passo pode parecer desnecessário para muitos, mas com ele também ficará mais fácil de acompanhar o crescimento de cada membro.

A escolha dos cargos e responsabilidades em empresas familiares é, muitas vezes, feita com base nas relações pessoais. Mas esse também pode não ser um método saudável para o negócio. Dependendo do setor de mercado é importante considerar a qualificação das pessoas na hora de definir suas atribuições. Com isso, a empresa terá mais chances de crescer e se destacar.

Em algumas situações, o conhecimento do setor e experiências prévias ou adquiridas com o próprio negócio podem ser mais importantes do que uma formação formal, por exemplo, mas é importante não colocar alguém para exercer uma função apenas pela proximidade ou grau de parentesco. 

• Estabeleça o valor do salário ou do pró-labore

A decisão baseada no parentesco também é uma realidade em muitas empresas familiares na hora de definir o valor de salário ou pró-labore. Existe um entendimento muito aplicado de que o que uma pessoa recebe precisa ser exatamente igual a que outro membro da família vai ganhar, mas essa percepção não se sustenta. Os pagamentos não devem ser iguais, mas sim estabelecidos de acordo com o cargo de cada um.

Se você tem um mercadinho de bairro no qual seus irmãos são funcionários, por exemplo, deve remunerá-los com base na atividade exercida e não na mesma quantia referente aos lucros do dono ou dos sócios. Da mesma forma, se você tem um irmão e um filho que ocupam o mesmo cargo, o salário de um não pode ser maior do que o do outro apenas com base na proximidade. Essas situações de privilégio podem gerar um mal-estar entre os funcionários. 

• Separe a convivência familiar do dia a dia empresarial (e vice-versa)

É mais fácil saber como administrar uma empresa familiar na qual as relações pessoais não estão intensamente misturadas com o dia a dia empresarial. É claro que a proximidade com os familiares naturalmente fará com que o ambiente seja mais leve e flexível, mas a diferença está em tornar os locais de família uma extensão da empresa ou o contrário.

Muitos negócios de família que deram certo adoram a prática de evitar falar de trabalho dentro de casa, por exemplo. Isso poderá ajudar a minimizar a possibilidade de situações serem “levadas para o pessoal”, como uma decisão desagradável que precisa ser tomada ou uma crítica construtiva profissional dada a um parente. 

• Separe o dinheiro do negócio dos dinheiros pessoais

Pequenos negócios necessitam de uma maior atenção na separação do dinheiro da empresa com o dinheiro pessoal do empreendedor. O mesmo acontece em companhias familiares. É preciso manter um controle financeiro rígido para que as dívidas individuais de cada membro sócio ou colaborador da empresa não se misture com os lucros, custos e despesas do negócio. 

O dinheiro do negócio não está ligado apenas ao lucro. Imagine que na sua farmácia onde trabalham um primo e uma filha não exista controle de estoque, por exemplo. Quando surgir uma necessidade, um dos dois pode livremente pegar um item da prateleira sem qualquer pagamento ou desconto daquele produto no salário. Se realizada constantemente, essa prática pode trazer prejuízos para o negócio, que pode encontrar um déficit no estoque ou deixar de ganhar o dinheiro das vendas. 

• Crie regras para todos e evite privilégios familiares

É preciso igualdade de tratamento em uma empresa com funcionários familiares e pessoas que não são da mesma família. Ao privilegiar os parentes em momentos como atrasos ou faltas, por exemplo, você pode desmotivar e até provocar exemplos negativos para aqueles que não têm nenhuma regalia. 

Além disso, a falta de regras também pode fazer com que a empresa tenha problemas maiores como impacto na produção e, consequentemente, no rendimento financeiro. Abrir muitas exceções em relação aos horários, entregas e código de conduta para um membro da família pode acarretar em questionamentos dos outros funcionários.

Estabelecer regras claras de comportamento na empresa ajuda a criar um ambiente de tratamos igualitários entre os demais funcionários, que não pertencem à família, e até evitar grandes disputas por poder ou dinheiro. 

• Trace metas 

Um dos pontos positivos em abrir uma empresa familiar é poder compartilhar de um mesmo propósito: fazer o negócio dar certo. Você provavelmente já ouviu as expressões “sentimento de dono” e “vestir a camisa da empresa”, certo? Esses desejos existem mais naturalmente em membros de uma mesma família.

Por outro lado, a falta planejamento do futuro, muitas vezes existente em um ambiente sem regras definidas, pode atrapalhar a composição familiar. Por isso é importante deixar a informalidade de lado em alguns processos administrativos e definir onde o negócio quer chegar, quais são os objetivos da empresa e traçar metas. 

Planeje estratégias individuais e de times para que esses objetivos sejam alcançados mais rapidamente. Muitos negócios familiares pecam por falta de planejamento, mas se preparar para enfrentar desafios e para que a empresa cresça é essencial para a saúde financeira e para o futuro da companhia administrada em família.

• Acompanhe os resultados de todas as áreas

Todos os setores de uma empresa, como vendas, financeiro e comercial, devem ter o desempenho mensurado. Crie formas para acompanhar os resultados das áreas e também dos indivíduos. Essas estratégias serão importantes para que as metas definidas, de acordo com a dica anterior, sejam atingidas juntamente com o crescimento da empresa.

Uma solução para acompanhar os resultados de todas as áreas é adquirir um software de gestão empresarial. Esse tipo de programa é capaz de reunir em um só lugar a administração da contratação de funcionários, fluxo de caixa, controle de estoque, pendências fiscais e folhas de pontos, por exemplo. Eles são conhecidos pela sigla ERP (Enterprise Resourcing Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português).

Ao acompanhar os resultados individuais também é possível analisar se alguma contratação foi feita apenas pelas relações de proximidade entre familiares. Todos os membros do negócio precisam trabalhar visando o fortalecimento e o crescimento da empresa e não apenas tentando garantir um emprego apenas por ser da família. 

• Planeje a sucessão da administração da empresa

É claro que, no momento de abrir um negócio em família, a sucessão da administração da empresa não é nem de longe uma decisão prioritária. Mas, ao longo do amadurecimento da companhia e dos sócios e colaboradores, é importante definir quem poderá tomar conta do negócio no futuro.

Isso porque, a possibilidade de a empresa cair nos braços de alguém que não está ligada a ela ou ao mercado de atuação poderá reverter todo o esforço e trabalho dedicados por aqueles que ajudaram a começar o negócio!

Planejar a sucessão dos líderes da empresa poderá trazer muitas questões emocionais e até gerar brigas familiares. Por isso, é possível ter a presença de um profissional que esteja por fora do convívio da família para analisar a situação de herdeiros do negócio e dos cargos que ficarão disponíveis.  

>> Para quem quer aprender formalmente como administrar uma empresa familiar, o Sebrae oferece um curso online e gratuito voltado para aqueles que já têm noções básicas sobre a gestão em negócios com membros de uma mesma família!

Tem um negócio familiar? Conte para nós qual estratégia de gestão é indispensável no sucesso do seu negócio!