Controle de estoque: aprenda tudo sobre o assunto

Quer aprender tudo sobre controle de estoque? Entenda os tipos de armazenamento, conheça as metodologias, veja dicas para melhorar a eficiência e muito mais!

Controle de estoque é uma prática fundamental para todo porte de empresa. 

Isso mesmo: do microempreendedor individual aos gestores de grandes organizações, administrar os insumos armazenados é uma missão que precisa fazer parte da rotina.

Isso porque conhecer e controlar o que há no estoque permite uma importante redução de custos, ajuda a vender mais e influencia grandemente na saúde financeira e na consistência do negócio.

E assim como tudo que traz resultados, falar de estocagem é falar de um tema amplo e que vale a pena conhecer.

Por isso, preparamos este guia completo do controle de estoque com todas as principais dúvidas respondidas. Confira e aproveite!

O que é controle de estoque

Controle de estoque é o gerenciamento de todos os insumos que estão estocados na empresa. 

A atividade consiste em monitorar tudo que entra no armazém e tudo que sai dele, seja para a produção de um produto ou seja para a revenda.

Por isso, para realizar o controle do estoque é necessário contar com uma metodologia e, dependendo do tamanho do armazém, com ferramentas de gestão. 

Outro ponto importante sobre o controle de estoque é que ele está atrelado a vários setores fundamentais, como compras, produção, vendas e entregas.

Afinal, é a partir das informações indicadas pelo monitoramento do estoque que se sabe quando é hora de comprar novos insumos, o que está disponível para vender e qual o prazo de entrega, por exemplo.

Em outras palavras, o controle de estoque é indispensável para manter a saúde do negócio.

Para que serve o controle de estoque

Resumidamente, o controle de estoque serve para que o negócio funcione.

Afinal, sem um bom monitoramento dos itens estocados, aumentam os custos e a indisponibilidade de produtos. Consequentemente, há um grande impacto nas vendas e nos resultados.

E para tornar isso tudo um pouco mais claro, separamos as principais funções do controle de estoque abaixo. Veja!

Manter a produção

Para empresas que produzem aquilo que vão vender, a principal função do controle de estoque é evitar que faltem os insumos necessários para a fabricação ou montagem de seus produtos.

Esse princípio serve tanto para a grande indústria que precisa uma imensidão de itens, quanto para a pequena pizzaria do bairro que deve ter todos os ingredientes na geladeira e na despensa para montar os pedidos dos clientes.

Manter as revendas

Empresas que revendem o que já vem pronto do fornecedor também precisam de um bom controle de estoque. Afinal, sem esse monitoramento podem perder a chance de ter o que o cliente precisa e deixam de fazer negócio.

Evitar desperdícios

Outra função importantíssima do controle de estoque é reduzir custos com desperdício de itens que vencem ou que são extraviados.

E mais uma despesa desnecessária que um monitoramento adequado permite reduzir é relacionada aos erros de remessa: estoques bem controlados dificilmente mandam pedido errado para o cliente nas compras online.

Dar consistência aos resultados

Por fim, podemos destacar que o controle de estoque serve para manter a consistência dos resultados, pois o atraso da produção ou a falta do item em loja interfere significativamente nas vendas.

Em outras palavras, quebram as metas estabelecidas e comprometem o planejamento dos lucros.

Qual a importância do controle de estoque

O controle de estoque é importante porque ajuda a empresa a não perder vendas e a não desperdiçar dinheiro. Entenda como!

Redução de custos

O controle de estoque desempenha um papel fundamental para a saúde financeira da empresa porque ele atua diretamente na contenção de desperdícios.

Isso significa que num estoque bem monitorado é muito mais difícil de haver:

• Produtos e insumos vencidos que se tornam inaptos para uso;
• Desvio, furto ou extravio de itens;
• Compras duplicadas desnecessárias;
• Sobrecarga de estoque;
• Erros de expedição – ou seja, produtos errados enviados ao consumidor.

Faturamento contínuo

Outro ponto bem importante do controle do estoque é o faturamento contínuo, porque ele permite que não faltem os itens necessários para fabricação ou revenda.

Isso significa que no que depender do estoque, não se perdem oportunidades de vender.

Mas o interessante é que isso não acontece por haver excesso de produto – afinal, um estoque sobrecarregado significa desperdícios. O que nos leva para o próximo item.

Planejamento eficiente

Estoque com falta de produtos é ruim para os negócios, mas estoque com excesso também é.

Afinal, ao mesmo tempo que que item faltando significa não faturar, item sobrando significa desperdício.

E por que significa desperdício? Simples: compras desnecessárias, produtos perecíveis que vencem, mais espaço e energia para estocar, além de itens emperrados porque a tendência de compras passou.

O controle de estoque é uma atividade que permite planejamento eficiente porque, a partir desse controle, é possível compreender a hora certa de comprar para que não falte e nem fique sobrando.

Onde é feito o controle de estoque

O controle de estoque geralmente é feito em uma planilha, aplicativo ou sistema de gestão – tudo depende do tamanho do armazém e da complexidade da operação.

Planilha

A planilha de controle de estoque é recomendável para estoques menores, que não têm uma variedade muito grande de itens armazenados.

E o motivo é bastante simples: a planilha é uma ferramenta manual que precisa ser alimentada de informações por uma pessoa a cada mudança do estoque.

Para uma pequena loja especializada em calças, por exemplo, uma planilha pode funcionar.

Já para um supermercado de médio porte, uma ferramenta desconectada como a planilha é bastante trabalhosa de manter e pouco precisa.

Aplicativo

Existem aplicativos de controle de estoque que são um pouco mais simples do que grandes sistemas de gestão. 

Essas ferramentas são interessantes para estoques que não são tão complexos, mas já possuem alguma variedade de itens e movimentação mais agitada.

Geralmente, nos aplicativos há algum nível de automação – que significa tarefas realizadas automaticamente a partir de um comando.

Por exemplo, ao cadastrar uma venda, o aplicativo já atualiza a informação do estoque: determinado item teve baixa.

Sistema de gestão

Os sistemas de gestão geralmente são mais robustos e integrados. Conhecidos como ERP ou WMS, são programas que possibilitam um controle bem preciso do armazém da empresa.

Isso acontece principalmente porque são automatizados e conectados. Ou seja, realizam diversas tarefas automaticamente e unem áreas da empresa que estão ligadas à atividade do estoque.

Esse tipo de software é ideal para armazéns maiores, com ampla variedade e ampla movimentação.

Vale lembrar que dentro do universo dos sistemas de gestão ainda há programas de todos os tamanhos para atender aos mais diversos portes de empresas.

Quem faz o controle de estoque

Nas empresas de médio e grande porte, quem faz o controle de estoque é um profissional especialista – como um gestor de logística ou de armazém.

O nome pode até variar um pouco, mas na prática trata-se de uma pessoa que entende dos principais pontos de gerenciamento de insumos e de como fazer a integração do armazém com as outras áreas da empresa.

Nas pequenas e microempresas o controle de estoque geralmente é realizado por quem administra o negócio, o que na maioria das vezes é o próprio dono ou um dos sócios.

E microempreendedores individuais também podem – e devem – fazer o controle de estoque da sua empresa. Afinal, como vimos, é fundamental para o negócio e para seu crescimento.

Como fazer um controle de estoque

Fazer um controle de estoque eficiente requer organizar o inventário da empresa e adotar métodos de monitoramento que permitam uma visão segura da movimentação dos produtos e dos insumos.

Quer começar a controlar seu armazém? Então veja o passo a passo.

1. Faça um inventário

O ponto de partida para fazer o controle de estoque da empresa é levantar todos os itens armazenados e suas quantidades.

O levantamento precisa ser descrito em uma ferramenta que vai depender do tamanho da empresa. Isso significa que a solução pode ir da planilha ao sistema de gestão.

2. Atualize entradas e saídas continuamente

A cada entrada e saída de insumo ou de produto é necessário atualizar a informação no controle de estoque.

Para aplicativos ou sistemas que são automatizados, boa parte da tarefa é realizada pelo próprio programa: quando o vendedor registra a saída de um produto, a quantidade já é subtraída da contagem do estoque.

E se a ferramenta é manual, como é uma planilha, o próprio gestor precisa alterar a informação no controle.

3. Monitore as movimentações

Essa etapa do controle do estoque é interessante porque permite uma visão inteligente do negócio. Trata-se de compreender quais itens têm mais saída e quais ficam mais tempo parados no estoque.

Com isso, é possível compreender alguns indicadores importantes:

• quando efetuar compras de novos insumos e produtos;
• quais os períodos de alta nas vendas;
• do que o seu consumidor gosta mais.

4. Crie metas e alertas

Com seu controle de estoque você consegue perceber quando está na hora de comprar algum produto ou insumo antes que falte para a produção ou para a revenda.

Aqui vale a pena criar metas e alertas, por exemplo: quando restarem apenas X unidades de determinado item, é hora de adquirir uma nova remessa.

Aproveite para complementar sua leitura assistindo o vídeo do canal “Logística com Ferreira” e veja mais 5 dicas de controle de estoque:

Quais são os tipos de controle de estoque

Basicamente, existem 4 tipos principais de controle de estoque que o gestor pode utilizar para gerenciar seus insumos de acordo com as necessidades do negócio.

Em alguns casos, é interessante adotar todos os tipos. Em outras situações, apenas um tipo de controle de estoque precisa de atenção.

Entenda quais são eles e para que servem.

Estoque de segurança: incertezas

O estoque de segurança existe para combater cenários de incerteza e assim evitar atraso de produção ou de distribuição.

Em outras palavras, quando a empresa não quer interromper o seu processo ou suas vendas por conta de algum tipo de imprevisto, pode utilizar o estoque de segurança.

Claro, é interessante salientar que mesmo com o objetivo de criar uma reserva, o estoque de segurança precisa ser gerenciado de maneira inteligente para que não seja gerada uma cadeia de custos extras e desperdícios.

Estoque sazonal: alta demanda

Já o estoque sazonal é o armazenamento de itens e insumos durante um período específico do ano, quando há mais demanda.

Por exemplo: no inverno, um restaurante pode precisar de mais estoque de determinado ingrediente. No verão, outras receitas vendem mais e por isso as quantidades em estoque se alteram.

Estoque de fluxo: tempo de reposição

Enquanto isso, o estoque de fluxo serve para suprir a necessidade de demanda durante o tempo em que o fornecedor leva para preparar e enviar os itens.

Se uma empresa necessita de determinado insumo cujo tempo de produção do fornecedor é de uma semana, por exemplo, ela precisa de estoque para esses sete dias em avanço. 

Assim, não para sua produção e suas vendas durante o prazo do fornecedor.

Estoque de ciclo: redução de custo

O estoque de ciclo trata-se da compra de produtos ou insumos a mais do que o que a empresa precisaria para aquele momento, mas que compensa por causa do custo. 

Basicamente, é a compra no atacado.

Na prática: quando é bem mais barato comprar um lote com 100 unidades de um produto não perecível, por exemplo, do que fazer o pedido de dois lotes de 50 unidades em dois momentos distintos.

Principais metodologias de controle de estoque

O controle de estoque também pode seguir diferentes metodologias. Mais uma vez, tudo vai depender da real necessidade da empresa.

Quanto maior a quantidade de itens no armazém e agitada a movimentação, mais metodologias precisam ser usadas em conjunto ou mais elaborado deve ser o método escolhido.

Por isso é tão importante conhecer cada um e avaliar qual faz mais sentido para a realidade do negócio, naquele momento.

Veja!

PEPS

A metodologia PEPS significa primeiro que entra, primeiro que sai e se refere à ordem cronológica de chegada de produtos e insumos no armazém.

Ou seja, o item que deu entrada primeiro também é utilizado antes.

É uma metodologia usada principalmente nos setores que precisam de insumos perecíveis, como os de alimentação e saúde.

UEPS

Já a metodologia UEPS quer dizer último que entra, primeiro que sai. 

Aqui, o princípio é utilizar o último item que chegou no armazém porque o custo dele é superior aos que já estão parados há mais tempo.

Just In Time

O método Just In Time, que significa no tempo certo, serve para minimizar ao máximo os custos com produtos estocados.

Na prática, nada mais é que manter o armazém com o mínimo necessário para não atrasar produção e vendas, programando a chegada dos itens no tempo certo.

Curva ABC

Essa metodologia leva em consideração a relação entre a quantidade de produtos em estoque e quanto eles representam do valor armazenado.

Aqui, os itens estocados fazem parte das categorias:

• A: 20% dos itens armazenados correspondem a 80% do valor em estoque;
• B: 30% dos itens armazenados correspondem a 15% do valor em estoque;
• C: 50% dos itens armazenados correspondem a 5% do valor em estoque.

Essa metodologia de controle de estoque permite conhecer melhor o giro dos itens armazenados e, assim, focar o investimento com assertividade nos que vendem mais.

Giro de Estoque

Já o método de giro considera a formação e controle do estoque baseado na relação entre capacidade de armazenamento e quantidade de vendas.

Em outras palavras, trata-se de saber quanto que a empresa pode armazenar e quanto ela vende, para identificar quantas vezes precisa repor o estoque para ter os itens suficientes.

Exemplos de controle de estoque

Fazer o controle de estoque é fundamental e nada melhor do que contar com alguns exemplos para ilustrar a utilização de tipos e métodos de gestão. Vamos lá?

Exemplo de um estoque de segurança com controle PEPS

Neste exemplo, utilizamos a combinação do estoque de segurança com a aplicação de metodologia PEPS.

O estoque de segurança serve para manter alguns produtos armazenados para suprir incertezas. E o controle de estoque PEPS prioriza a utilização do item que chegou no armazém antes.

Uma situação prática seria a seguinte: para produzir um prato num restaurante, é retirado da despensa o insumo que foi comprado antes, para não haver desperdício com vencimento. 

O item é reposto em pouco tempo, para impedir que a margem de segurança baixe. O item novo vai para o fim da fila.

Exemplo de estoque de fluxo com controle Just In Time

Neste exemplo, imaginemos um tipo de estoque de fluxo com a metodologia Just In Time.

O estoque de fluxo considera itens para abraçar o tempo de reposição do fornecedor. E o método Just In Time prevê a compra do mínimo necessário – apenas o que é preciso, no tempo certo.

Numa loja de calçados, por exemplo, as remessas novas demoram 7 dias para chegar da fábrica. Portanto, o estoque é controlado com a armazenagem para suprir exatamente os próximos 7 dias.

Quais são as ferramentas para o controle de estoque

Para o controle de estoque é preciso unir dois tipos de ferramentas: os métodos e, literalmente, os aplicativos ou sistemas.

Ferramentas para controle de estoque: métodos

Como vimos, existem alguns tipos de estoque e metodologias de controle que uma empresa pode adotar. Veja a lista abaixo

• Segurança
• Sazonal
• Fluxo
• Ciclo
• PEPS
• UEPS
• Just In Time
• Curva ABC
• Giro de Estoque

Ferramentas para controle de estoque: sistemas

Ainda, existem as soluções manuais e automáticas que ajudam a controlar o estoque. É possível adotar as seguintes:

• Sistema de gestão WMS
• Sistema de gestão ERP
• Sistema de gestão integrado
• Aplicativos de controle de estoque
• Planilhas offline para estoques menores

Como tornar a gestão de estoque mais eficiente

Para tornar a gestão do estoque mais eficiente é necessário contar com estratégias, ferramentas e processos. Separamos algumas dicas, acompanhe.

1. Conheça as vendas

O ponto de partida para fazer um controle de estoque eficiente é conhecer as vendas da sua empresa: basicamente, o que mais vende e qual o período de alta nas demandas.

Para empresas que estão começando, esse tipo de informação é uma estimativa. 

Depois de um tempo atuando e com o monitoramento adequado, é possível ter uma previsão bem alinhada com a realidade comercial da empresa.

Assim, é possível evitar gastos com itens em excesso e reduzir risco de desperdício ou de perda de oportunidade.

2. Conheça os fornecedores

Ainda, boa parte do controle de estoque está ligada ao mercado de fornecimento. Entender o tempo de reposição de itens é fundamental para planejar o estoque com mais eficiência.

3. Adote ferramentas

Por fim, para tornar a gestão de estoque mais eficiente é fundamental adotar ferramentas que permitam conhecer e controlar a demanda.

Aqui, entram tanto metodologias quanto soluções propriamente ditas – como sistemas de gestão que automatizam funções de contagem e permitem relatórios confiáveis para o gestor se planejar.

Dicas fundamentais para um controle de estoque eficiente

Para um controle de estoque eficiente é necessário aplicar alguns princípios e realizar algumas tarefas. Separamos aqui as principais dicas.

• Conheça o giro dos produtos;
  
• Entenda a sazonalidade das vendas;
  
• Conheça o custo da armazenagem;
  
• Monitore entrada e saída de itens;
  
• Faça revisões periódicas no estoque;
  
• Se o estoque é grande, utilize um sistema automatizado;
  
• Para estoques menores, adote pelo menos uma metodologia;
  
• Sempre faça o rastreio dos produtos estocados;
  
• Tenha precisão na contagem de produtos do armazém.

3 erros que você tem que evitar no controle de estoque

Ao mesmo tempo que é necessário adotar algumas práticas eficientes, é preciso observar os erros de controle de estoque para evitar. Veja abaixo essa lista.

1. Ignorar a ordem de utilização de produtos

Para a maioria dos estoques, é importante usar produtos estocados de acordo com a ordem de chegada. 

Numa fábrica de alimentos, por exemplo, retira-se do armazém o item que veio antes daquele comprado recentemente.

Não compreender se os itens estocados precisam de uma determinada ordem para serem usados – e não seguir a cronologia ideal – pode custar caro por conta de desperdícios ou até mesmo por causa de venda e fabricação inadequadas.

2. Não conhecer o custo do estoque

Não compreender o valor monetário que está armazenado pode ser um gargalo financeiro.  

Sem esse entendimento, fica muito difícil monitorar perdas, reduzir desperdícios e até criar projeções de patrimônio e metas.

3. Desconhecer a vida dos produtos no armazém

O primeiro passo para um estoque bem gerenciado é a compreensão da saída de itens: o que vende mais rápido, quais produtos demoram mais para sair, o que leva mais tempo para ser reposto pelo fornecedor.

E sem saber ao menos uma estimativa desses números o estoque tende a custar mais.

Até mesmo no início de um negócio é possível compreender, por meio de estimativas e metas, como e quando repor o estoque.

Como montar uma planilha de controle de estoque no Excel

Montar uma planilha de controle de estoque no Excel não é tão difícil quanto parece e, depois de pronta, pode ser uma verdadeira solução para armazéns mais enxutos.

Criamos uma planilha simples e útil. Confira.

Tipo de planilha

Existem alguns modelos diferentes e aqui explicaremos como criar um controle baseado no monitoramento do inventário para rastreio e reposição. 

• Em outras palavras, este é um gerenciamento que permite contagem da quantidade de itens;
  
• Em termos técnicos, é uma planilha que atende a dois tipos de estoque: armazenamento de segurança e de reposição. Ou seja, armazém que permite uma quantidade para suprir incertezas e para cobrir o prazo de entrega do fornecedor;
  
• Por fim, a partir dos dados da planilha é possível decidir se ela será utilizada para atender à metodologia PEPS, UEPS ou Just In Time – dependendo do que faz mais sentido para o negócio;
  
• Por fim, a planilha também permite conhecer a Curva ABC e o Giro.

Montando a planilha

Veja agora as colunas que você precisa acrescentar na sua planilha de Excel para o controle de estoque.

1. Coluna de item

Na primeira coluna da planilha, deixe espaço para especificar o item. 

Você pode também criar uma coluna com espaço para código ou número de série do produto adquirido e armazenado, se sentir que é necessário.

2. Coluna de quantidade mínima

Na segunda coluna, indique a quantidade daquele produto que é necessário ter sempre disponível. Ou seja, um número mínimo para ter no estoque continuamente.

3. Coluna de quantidade atual

Já nesta terceira coluna, aponte quantos itens existem no estoque naquele momento. Cada vez que houver baixa, atualize esta seção.

4. Custo unitário

Aqui, descreva o custo unitário do produto – como o custo pode alterar de acordo com o momento da compra, vale uma média.

5. Custo total

Neste espaço, aponte quanto custou a compra de todos os itens.

6. Observação

Aqui, reserve um espaço para anexar observações pertinentes sobre o item – com por exemplo queda nas vendas ou problemas com as unidades.

Existe aplicativo para controle de estoque?

Sim, existem diversos aplicativos para controle de estoque. Alguns deles são mais simples e perfeitos para gerenciar estoques com pouca variedade de itens ou de operações mais simples. 

Outros, são mais robustos e associam diversas metodologias para um gerenciamento preciso – opção interessante para estoques com alta variedade de itens e alto giro.

Quais os melhores aplicativos para controle de estoque

Os melhores aplicativos para controle de estoque são aqueles que atendem às necessidades específicas da operação do negócio.

Por isso, a base para escolher o aplicativo ideal é conhecer a própria empresa.

E para ajudar você a conhecer as opções disponíveis no mercado, preparamos uma lista com os principais aplicativos para controle de estoque conhecidos e indicados por especialistas. 

Aplicativos para celular

Alguns aplicativos de gerenciamento de estoque são ideais para utilização no smartphone. Separamos aqui quatro deles com bons números de download nas lojas Android e iOS.

• Contestoque
• Estoque Simples
• BizExpense
• Starkode

Sistemas de gestão

Ainda, para controles de estoque maiores e com operações mais complexas, existem os sistemas de gestão. Também conhecidos como ERPs, são programas bastante completos que atendem toda a parte administrativa e integram a empresa com o armazém.

• Sistema SAP Business One;
• Sistema Totvs;
• Sistema Oracle.

Gostou de aprender sobre controle de estoque e a importância de ter no seu negócio? Conta pra gente nos comentários o que achou!

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