Quanto custa um funcionário para empresa? Aprenda como calcular!

Saber quanto custa um funcionário para a empresa é essencial para qualquer negócio! Conheça também os itens a serem calculados nos diferentes modelos de contratação

Seu negócio está crescendo e chegou a hora de contratar?

Isto é um ótimo sinal, afinal de contas, demonstra que a venda de seus produtos ou serviços estão tendo o resultado esperado, e aumentar a escala de produção se faz necessário.

Este momento é cheio de dúvidas para muitos empreendedores, principalmente quando falamos de custos.

Você sabe quanto custa um funcionário para a empresa?

Não? Então acompanhe nosso conteúdo e confira também como calcular este valor!

Como avaliar quanto custa um funcionário

Os custos envolvidos para ter um funcionário em sua empresa vão além do salário pago.

Existem despesas que devem ser levadas em conta para manter este apoio em sua operação independente da forma que irá contratá-lo: CLT (registrado em carteira) ou PJ (pessoa jurídica com emissão de nota fiscal).

 Veja algumas das principais delas:

Custos com recrutamento e treinamentos

Antes mesmo de contratar você deve levar em conta como irá selecionar os candidatos para a vaga e entrevistá-los, antes de escolher aquele que se adeque melhor à vaga.

A entrevista será por telefone, pessoalmente ou vídeo chamada?

Você irá precisar dispor de alguém da equipe para fazer a seleção?

Como será feita a divulgação da vaga?

Respondendo estas dúvidas você terá uma base dos custos iniciais da contratação de um funcionário.

Além disso, após feita a contratação o funcionário deve passar por treinamentos na empresa para melhor se enquadrar na cultura e nos objetivos do seu negócio.

Gerando assim, novos custos. 

Salário 

O salário é o principal item a ser levado em conta pelo empreendedor. 

Afinal de contas é o valor que mais pesa na hora de contratar alguém. 

E a definição desse valor depende muito da vaga, da função a ser assumida, da experiência do candidato e dos resultados esperados, por exemplo. 

Encargos Trabalhistas

Se você for contratar um funcionário registrado em carteira (CLT) deverá saber que existem despesas obrigatórias que devem ser pagas além do salário.

São valores relacionados aos impostos e benefícios a que todo trabalhador tem direito, como por exemplo: 13º salário, férias, INSS (Instituto Nacional de Segurança Social) e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). 

Veja a seguir quanto custa manter um funcionário registrado em carteira. 

Quanto custa para manter um funcionário com carteira assinada

Manter um funcionário com todos os encargos em dia é um desafio mensal para os empreendedores.

Por isso, saber quanto custa manter os colaboradores é essencial até mesmo para ver se seu negócio consegue absorver esta demanda. 

No caso das contratações em carteira assinada você deverá levar em conta custos relacionados aos direitos trabalhistas, aos impostos sobre a folha de pagamento e também os chamados custos de efeito cascata (que é a repetição de alguns impostos – principalmente sobre os benefícios recebidos pelo trabalhador). 

Além destes custos obrigatórios existem alguns custos extras como: vale-transporte, vale-alimentação, licenças obrigatórias, como: licença maternidade e paternidade, avisos prévios, rescisão e afastamentos ocasionais. 

Para ter uma ideia de quanto custa para manter um funcionário com carteira assinada veja os valores percentuais para estes direitos e impostos (levando em conta o valor do salário):

1 – Direitos trabalhistas:

• FGTS (8%)
• 13º salário (8,33%)
• Férias (8,33%)
• Bônus por férias (2,75%)
• Aviso de rescisão (8,33%)
• Multa da rescisão (3,20%)

Total dos direitos trabalhistas a serem somados: 38,94%

 2 – Impostos sobre a folha de pagamento

• INSS – taxa básica – (20,00%)
• Taxa de segurança social (1,00%)
•  Outras contribuições sociais (5,80%)
• Taxa adicional de rescisão (0,80%)

Total dos impostos sobre a folha de pagamento a serem somados: 27,60%

3 – Efeito cascata

• FGTS sobre INSS, Pagamento de bônus por férias e 13º salário e aviso de rescisão (2,22%)
• Multa rescisória do FGTS sobre o valor do FGTS sobre INSS, Pagamento de bônus por férias e 13º salário e aviso de rescisão (0,07%)
• Taxa adicional de rescisão de FGTS sobre INSS, Pagamento de bônus por férias e 13º salário e aviso de rescisão (0,02%)
• INSS, Taxa de segurança social e outras contribuições sociais sobre férias anuais (2,23%)
• INSS, Taxa de segurança social e outras contribuições sociais sobre 13º salário (2,23%)

Total de impostos sobre benefícios a serem somados: 6,77%

Somando todos estes valores, o custo em média a ser pago para cada funcionário em carteira registrada é de 73,31% (do valor do salário).

Este valor não é somado mensalmente, mas varia de acordo com o contexto. No caso de férias, 13º salário, rescisão e licenças, por exemplo.  

Veja a seguir uma situação prática: 

Como calcular o custo do funcionário

Imagine que você irá contratar um funcionário por um salário mínimo (R$1.212,00 em valores atuais).

Só com os dois principais encargos sociais (INSS e FGTS)  o empreendedor terá um custo a mais de R$339,36 por mês.

Além disso, existem alguns gastos que ocorrem em determinadas épocas do ano, como 13º salário e férias. 

No exemplo acima, do funcionário que irá receber um salário mínimo, as férias seriam correspondentes a ⅓ do salário no mês de aniversário da contratação. 

Ou seja, digamos que você contratou um funcionário em março deste ano. Em março de 2023 deverá dar os dias referentes as férias com o pagamento do salário no valor normal (R$1.212,00) mais ⅓ de férias (R$404,00). 

Total a ser pago no mês das férias R$1.616,00. 

Já o 13º salário corresponde à gratificação paga todo ano, no mês de dezembro, para os trabalhadores contratados com carteira assinada. 

O valor desta gratificação é proporcional aos meses trabalhados durante o ano (salário total dividido pelos meses).

Usando o exemplo acima para ilustrar:

Funcionário contratado em março deste ano por um salário mínimo. O valor a receber em dezembro deste ano é de R$1.212,00 (valor do salário mensal) mais os nove meses trabalhados.

R$1.212,00/12 meses: R$101,00 por mês.

Então 9 meses trabalhados X R$101,00 (valor de cada mês) = R$909,00

Ou seja, o valor total a ser pago pelo empreendedor neste mês será de R$2.121,00.

Viu só, não é difícil, mas é necessário se atentar a cada um dos benefícios e suas taxas percentuais para somar ao valor. 

Por isso, é essencial fazer uma boa gestão financeira do seu negócio, para não ter surpresas e acabar com as finanças do seu negócio no vermelho. 

Além disso, para saber o custo do funcionário deve ser levado em conta também o regime tributário do seu negócio.

Veja a seguir quais custos devem ser levados em conta nas empresas optantes pelo Simples Nacional e pelo Lucro Presumido. 

Custo do funcionário para empresas optantes pelo Simples Nacional

O seu negócio está registrado no Simples Nacional? 

Se sim, veja o que deve levar em conta no cálculo dos seus funcionários: 

Fração de férias: 11,11%

13º salário: 8,33%

FGTS: 8%

FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%

Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%

Total dos encargos e benefícios que devem entrar na conta: 39,37%.

As empresas deste regime tributário não precisam pagar encargos como: salário educação, INSS patronal, SAT (Seguro de Acidente de Trabalho), além de contribuições ao Incra, Sebrae, SESI e SENAI. 

Já as empresas com Lucro Presumido têm estes custos somados ao cálculo do valor a ser pago para o funcionário.

O Sérgio Faleiro conta um pouco mais neste vídeo sobre como calcular o custo de um funcionário para sua empresa, vale assistir para complementar sua leitura.

Veja mais: 

Custo do funcionário para empresas do Lucro Presumido

Empresas dos regimes de Lucro Presumido tem o custo maior devido ao porte e as grandes movimentações financeiras.

Veja a seguir o custo do funcionário para empresas deste regime tributário: 

Férias: 11,11%

13º salário: 8,33%

INSS: 20%

Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%

Salário educação: 2,5%

Incra / SENAI / SESI / SEBRAE: 3,3%

FGTS: 8%

FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%

Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%

Total: 68,18%

📌 Viu só quantas informações, encargos e benefícios referentes aos custos de um funcionário para a empresa? 

É necessário entender cada um destes itens antes de registrar um funcionário em carteira.

Os benefícios para os funcionários são muitos, diretamente proporcionais aos custos para as empresas.

Muitas delas inclusive optam por outros formatos de contratação, para aliviar as finanças, como é o caso da contratação de funcionários como pessoa jurídica, os famosos PJ.

Confira a seguir a diferença entre as duas principais formas de contratação: 

Diferenças entre CLT e PJ

A principal diferença entre CLT e PJ é o pagamento de benefícios que o funcionário recebe.

Registrado na carteira assinada, seguindo as regulamentações da CLT, o funcionário recebe os benefícios destacados nos tópicos anteriores.

Porém, consequentemente terá descontos em seu holerite referente aos benefícios e encargos. O que reduz seu salário bruto (valor do pagamento mensal somado aos benefícios) para o salário líquido (valor dos descontos sobre os benefícios).

Já nas contratações em pessoa jurídica (com a abertura de uma empresa – normalmente MEI) os funcionários são contratados sem nenhum direito ou garantia, tendo que ser o responsável pelas suas contribuições e impostos. 

Com isso, o custo de contratação para a empresa acaba sendo bem menor, o que leva a possibilidade de uma remuneração maior do funcionário.  

A escolha do formato de contratação é do empreendedor, mas a relação deve ser de total transparência com o funcionário para que ele não se sinta prejudicado e consiga exercer sua função com satisfação e resultados.

Contratar um funcionário é algo que exige atenção e cuidado. É necessário planejamento e organização para conseguir desenvolver o seu negócio e conquistar melhores resultados. 

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