11 dicas para trabalhar em casa durante a pandemia

A pandemia de coronavírus trouxe uma nova realidade para muita gente: a necessidade de transformar a própria casa em escritório. Este modelo de trabalho tem prós e contras. Por um lado, tem a comodidade de não precisar se locomover, e até poder acordar um pouco mais tarde. Por outro, o chamado home office traz alguns desafios.

Como conciliar o trabalho e com as tarefas domésticas? Como criar um ambiente calmo para trabalhar em casa? Como se concentrar? Quais são as melhores ferramentas para trabalhar pela internet? Se você está com essas dúvidas, não se preocupe: o mundo inteiro está passando por isso e existem alguns truques para driblar a improdutividade causada pelo isolamento. Aprenda como trabalhar online e ganhar dinheiro em casa!

1. Crie uma estação de trabalho

Para começar, esta é uma dica muito importante. Tente arrumar um lugar para trabalhar. Se você tiver a possibilidade de ficar em um cômodo separado da rotina da casa, melhor. Mas se este não for seu caso, procure um canto no qual possa cumprir seu expediente diariamente sem muitas interrupções. 

Teste diferentes lugares para ver qual te atende melhor. Verifique se a iluminação é boa, se há tomadas próximas, se o ambiente é silencioso e se outras pessoas não ficarão passando por ali o tempo todo, o que pode atrapalhar a sua concentração.

Você pode se instalar na mesa da cozinha ou puxar uma mesinha para o quarto. Ou até na sala, se cômodo puder ficar só para você naquele período. Deixe neste seu novo cantinho utensílios com mais “cara de escritório”, como calendário, agenda, bloco de notas e o que mais for do seu uso diário. 

Estes são truques para a mente sair do relaxamento natural que temos em casa e se preparar para produzir. Por isso, trabalhar na cama, só em último caso, porque seu cérebro vai demorar para entender que você está no seu “modo trabalho”. É comum se sentir sonolento nessas situações e até ter problemas para dormir quando finalmente chega a hora de descansar, já que seu corpo sentirá que está no “escritório”. Se esta for sua única opção, ao menos arrume a cama e preste atenção na próxima dica!

2. Estabeleça uma rotina

Você não terá que se locomover até o trabalho e provavelmente só será visto pelas pessoas que moram na sua casa. Então, para quê trocar de roupa antes de começar a trabalhar? A resposta é simples: porque nossa mente precisa de rituais! 

Evite acordar e já pegar o computador ou o celular. Tente fazer tudo o que você faria se fosse sair de casa. Se você costuma malhar pela manhã, por exemplo, faça algum exercício. Tente tomar seu café da manhã antes de começar a responder seus e-mails. Também é importante se vestir como se fosse para a rua. Claro, você pode se dar uma folga e não calçar os sapatos, mas lembre-se que o ritual de se arrumar já vai preparando a sua cabeça para o trabalho.

Estes pequenos gestos te ajudarão a diferenciar a hora de relaxar e a de trabalhar, tirando você daquela sensação de “nem lá nem cá” que muita gente tem reclamado na quarentena.

3. Coloque as tarefas domésticas na rotina

Quando a gente trabalha fora, ou deixamos a marmita pronta no dia anterior ou comemos em algum restaurante. Trabalhando de casa, é comum que cozinhar e lavar a louça, por exemplo, tomem todo o tempo destinado ao almoço. Se puder, seja flexível quanto a isso. Coloque o tempo de preparar a refeição na sua rotina diária, mesmo que isso signifique adicionar alguns minutos ao seu horário de almoço.

4. Evite distrações

Se no escritório você não trabalha com a TV ligada, em casa isso também não deve acontecer. Caso sua estação de trabalho seja próxima da TV, faça o possível para mantê-la desligada durante o expediente. Converse com quem mora com você para chegar a um acordo sobre os horários.

Em situações como esta, de isolamento social, acabamos ficando ainda mais dependentes das redes sociais para nos comunicarmos com amigos e familiares. Além disso, a ansiedade deste momento difícil faz com que a gente pegue o celular a todo tempo. Quem nunca foi responder a uma mensagem no Whatsapp e, sem perceber, ficou meia hora passeando pelo Instagram?

Por isso, é importante criar limites para o uso do aparelho. Existem alguns aplicativos que podem te ajudar nesta tarefa, como Siempo, que, quando ativado, bloqueia redes sociais e faz com que você vá direto ao que deseja acessar. Por exemplo, se você precisa ver seu e-mail, tem que digitar “e-mail” na busca, evitando cair na tela inicial com outras ferramentas que te façam perder tempo.

Outro aplicativo ótimo para isso é o Forest, que transforma seu tempo longe do celular em desenhos de arvorezinhas. Este esquema de joguinho é excelente, porque faz com que você queira ter uma floresta cada vez maior. E para te motivar ainda mais a focar nos afazeres, o aplicativo converte parte das árvores digitais em mudas reais plantadas mundo afora. Ou seja: você produz mais e ainda ajuda o meio ambiente!

5. Trabalhe junto das pessoas que moram com você

Esta é uma situação que tem acontecido bastante na quarentena: casais em que os dois de repente precisam trabalhar em casa. E pode ser uma boa oportunidade de conhecer um pouco mais do trabalho do parceiro, fazer companhia e aliviar a tensão das tarefas com pequenos bate-papos ao longo do dia, como fazemos com os colegas na empresa.

Uma dica para deixar esse co-working forçado mais divertido é incrementá-lo com biscoitos, docinhos, chá, café e um pouco de descontração.

6. Capriche no planejamento

Planejamento não é perda de tempo. Pelo contrário: estima-se que cada dez minutos investidos em planejar façam a gente economizar cerca de uma hora e meia na execução. 

• Monte uma lista de tarefas

Organizar o que deve ser feito vai te ajudar a ficar mais calmo e mais produtivo durante a quarentena (e é um costume que você com certeza vai querer levar para a vida toda!).

Para fazer uma lista de tarefas eficiente, o primeiro passo é priorizar: o que deve ser entregue antes, é feito antes. Esta é uma forma de não ficar zanzando entre diferentes afazeres sem terminar nenhum.

Outra forma de organizar sua lista de tarefas é colocar os itens mais complexos para o início da sua jornada diária, que é quando você tem mais concentração para resolver os problemas que podem surgir. 

Desta forma, você deixa para o final da tarde, quando está mais cansado, as tarefas menos importantes ou mais mecânicas, que demandem menos atenção.

Na hora de fazer sua lista, seja realista. Não dá para fazer tudo no mesmo dia. Você corre o risco de ficar ansioso com o tanto de coisa que ainda tem para fazer e ainda se frustrar ao fim do expediente por não ter cumprido todas as metas.

Alguns especialistas em produtividade sugerem que você coloque de três a cinco itens na sua lista diária. Pode parecer pouco, mas na verdade é uma forma de focar no que realmente importa e, assim, conseguir resultados mais satisfatórios.

Muita gente tem dificuldades de fazer uma lista assim porque tem apenas uma grande meta a cumprir. A dica aqui é dividir este objetivo maior em várias sub-tarefas. Desta forma, você pode concentrar seus esforços em fazer uma coisa de cada vez.

Veja abaixo algumas ferramentas gratuitas para te ajudar se organizar:

• Google Keep

Disponível tanto em aplicativo quanto na versão web, ou seja, que você acessa pelo computador, esta ferramenta permite que você faça anotações divididas por cores, com imagens e até áudio. É perfeita para você não esquecer uma ideia que surge do nada.

Também é ótimo para fazer listas! Você escolhe um título, por exemplo, o dia da semana, e vai dando check em cada tarefa finalizada. O melhor de tudo é ter aquela sensação de dever cumprido quando vê a lista toda riscada, indicando que você fez tudo o que tinha para fazer!

• Calendário do Google

Quarentena é aquele período que muitas vezes nós já nem sabemos mais que dia é hoje. Isto atrapalha muito na hora de se planejar. Uma boa ferramenta para ajudar a visualizar os compromissos é o Calendário do Google.

Ele funciona tanto na web quanto no celular. Nele, você tem a opção de escolher diferentes cores para cada tipo de atividade, além de programar lembretes que podem vir tanto por e-mail quanto por avisos no celular. 

O Calendário é especialmente útil no trabalho remoto. Você pode marcar reuniões com as pessoas da sua equipe, que receberão o convite por e-mail e, quando aceitarem, as informações serão automaticamente colocadas nos calendários delas. Há ainda a possibilidade de ver as agendas dos seus colegas, caso eles liberem o acesso. Assim, você consegue saber se eles estarão ou não disponíveis em determinado horário.

7. Gerencie as tarefas do seu time (caso tenha funcionários)

No trabalho online, em que o acesso aos colegas é virtual, é necessário que todos possam saber o andamento dos projetos. Separamos dois softwares gratuitos muito usados no gerenciamento de equipes. Eles são tão eficientes que é capaz de você se acostumar a trabalhar pela internet e decidir ganhar dinheiro em casa para sempre.

• Asana

O Asana é uma plataforma com planos gratuitos em que você adiciona os membros da sua equipe e acompanha o desenvolvimento de cada projeto. Nele é possível marcar cada pessoa em sua tarefa, colocar prazos para a realização de cada etapa e enviar arquivos. 

Ele dá a opção de visualização em lista, em cartões ou em forma de calendário. A cada check que você dá, surge na tela uma verdadeira festa de confetes para comemorar e dar um gás para a próxima tarefa. 

• Trello

Assim como o Asana, o Trello é uma ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos. Ele segue o método Kanban, que utiliza cartões para que toda a equipe possa saber a quantas anda a execução dos trabalhos. 

Cada cartão corresponde a uma parte do projeto e é direcionada para os responsáveis por ela. Conforme o andamento, o profissional move seu cartão da lista “Para Fazer” para “Fazendo” ou “Feito”. Pode-se ainda incluir outras colunas, como uma de “Revisão”. No Trello também é possível fazer o upload de arquivos.

8. Não deixe de se comunicar com a equipe, mesmo com a distância

A comunicação fica um pouco mais difícil no home office . Seja para tirar uma dúvida rápida ou para fazer reuniões, existem plataformas digitais voltadas a facilitar o diálogo à distância.

• Slack

O Slack é uma plataforma de comunicação bem completa. Nela, você pode criar um Workspace (ambiente de trabalho) dividido por grupos. Ele funciona um pouco como uma mistura de Whatsapp  e Facebook corporativo, o que é ideal para quem não quer misturar trabalho e vida pessoal. Também é importante para se comunicar com os colegas sem se deixar distrair por outras conversas.

Depois de criar seu Workspace, basta inserir o e-mail dos seus colegas e eles terão acesso a ele. Além de trocar mensagens de texto, sua equipe pode enviar arquivos e comentar em postagens específicas, o que ajuda a não se perder nos assuntos. 

• Jitsi Meet

Uma plataforma que está crescendo muito durante a pandemia do novo coronavírus é o Jitsi Meet. Ele ganhou notoriedade por ser muito simples de usar, além de ser uma das formas mais seguras de fazer vídeo chamadas. Apesar de estar em inglês, a ferramenta é bastante intuitiva. Para usar, clique no botão azul que diz “GO” no campo “Start a new meeting”, que significa “começar uma nova reunião”. Feito isso, é só permitir que o aplicativo use o microfone e a câmera do computador ou do celular. No canto inferior direito da tela aparecerá o link para você compartilhar com as pessoas que vão participar da reunião.

Assim como outras plataformas, o Jitsi permite o compartilhamento de tela, tem espaço para chat e o sinal de “levantar a mão”, importante para reuniões com muita gente. Os diferenciais do Jitsi são o fato de não ter limite de pessoas por chamada e não pedir login para entrar.

• Zoom Meeting

O Zoom funciona de forma muito parecida com o Jitsi. As principais diferenças são a necessidade de um cadastro para acessar uma reunião e o fato de cada chamada durar até 40 minutos. Após esse tempo, é preciso pagar para continuar ou então encerrar a reunião e trocar de usuário. O limite para as salas do Zoom é de 100 pessoas.

• Skype

Em meio à pandemia, o Skype modernizou suas chamadas de vídeo. Antes, era necessário ter uma conta cadastrada e só era possível falar com outros usuários do serviço. Agora, a plataforma da Microsoft está funcionando de forma muito parecida com as outras ferramentas. Basta criar uma reunião e compartilhar o link com seus colegas. A capacidade máxima por chamada é de 50 pessoas.

• Hangouts

O Hangouts é a ferramenta de videoconferência do Google. Como as plataformas similares, basta acessar o site e gerar um link de reunião. É muito bom para equipes pequenas, pois suporta até dez participantes por chamada. Também permite compartilhamento de tela e espaço para chat.

• Whatsapp

Para chamadas com apenas uma pessoa ou em um grupo de até quatro participantes, o Whatsapp pode ser uma opção mais fácil, por já fazer parte da vida dos brasileiros. Porém, ele é mais voltado para contatos pessoais do que profissionais, e não tem ferramentas como compartilhamento de tela, que pode ser muito importante em apresentações, por exemplo. O recurso de chamada de vídeo não está disponível no Whatsapp Web, apenas no aplicativo.

9. Conheça as ferramentas gratuitas do Google para trabalhar online

O Google tem uma espécie de Pacote Office online que é muito útil para quem trabalha pela internet. Ele evita a necessidade de baixar um arquivo e enviá-lo aos colegas a cada alteração, já que várias pessoas podem trabalhar ao mesmo tempo no mesmo documento. Para acessar os serviços, é preciso ter uma conta no Gmail.

• Documentos Google

O Documentos do Google é a ferramenta que corresponde ao Word. Inclusive a cara do programa é bem parecida, o que facilita o uso para quem já tem contato com a plataforma da Microsoft. Para além do Word, o Docs tem um chat para as pessoas que estão mexendo naquele arquivo, permite adicionar comentários nos trechos selecionados e tem modo edição. Você pode baixar o documento em vários formatos, incluindo .docx (que abre normalmente no Word) e PDF.

• Planilhas Google

Já o Planilhas é equivalente ao Excel. Perfeito para equipes que trabalham com acompanhamento de números. Ele tem as mesmas equações da ferramenta da Microsoft, além de espaço para chat e para comentários. Os arquivos podem ser baixados em formato Excel, PDF e outros.

• Apresentações Google

O Apresentações substitui o Power Point. O funcionamento da plataforma é semelhante ao produto da Microsoft, com templates e animações. Tem ainda espaço para chat e comentários. O arquivo pode ser convertido para .ppt e ser aberto normalmente com o Pacote Office.

• Google Drive

O Drive é o ambiente em que todos os seus arquivos do Documentos, do Apresentações e do Planilhas do Google ficam salvos automaticamente. Ele funciona como a área de trabalho do seu computador, mas com tudo armazenado na nuvem. Você pode criar pastas compartilhadas para que toda a equipe tenha acesso aos arquivos, como em um servidor, e possa trabalhar pela internet.

10. Não descuide da sua saúde

Em momentos de crise, como este, costumamos descuidar da saúde. Para não deixar que isso aconteça, siga as nossas dicas!

• Hidrate-se!

Esta é uma dica bem óbvia, mas que muitas vezes fica esquecida. Monitore a quantidade de líquidos que você ingere diariamente para garantir que está tomando água o suficiente.

• Alimente-se bem

Principalmente quem está acostumado a comer fora acaba tendo problemas com a nova realidade de ter que cozinhar diariamente. Sem planejar o tempo de preparação da comida para o almoço e já exaustos para cozinhar o jantar, acabamos nos alimentando mal quando trabalhamos em casa.

É hora de colocar a o tempo da alimentação na rotina e adquirir o hábito de comer melhor, principalmente durante uma pandemia, em que estar bem de saúde é fundamental. Além das refeições principais, coma uma fruta no lanche da manhã ou da tarde.

• Mantenha a postura

Ainda que a sua estação de trabalho em casa seja improvisada, fique atento à postura. Sente-se de forma que seus pés estejam firmes no chão ou em uma superfície que te dê sustentação. Braços e costas devem estar apoiados para evitar lesão. Os joelhos devem ficar em uma linha abaixo dos quadris, enquanto os ombros devem estar alinhados a eles. Se a tela do computador estiver muito abaixo da linha dos seus olhos, considere colocar objetos como livros para que ele fique mais alto.

• Faça pausas

Não é apenas com a saúde física que devemos nos preocupar, mas também com a saúde mental. Quando estamos trabalhando fora, frequentemente fazemos algumas pausas para esticar o corpo e descansar a mente. Este descanso é importantíssimo, pois naturalmente nossa mente se dispersa depois de um tempo. Estudos indicam, inclusive, que tirar pausas pontuais nos deixa mais produtivos. 

O método Pomodoro consiste em trabalhar focado por vinte e cinco minutos e então parar por cinco. E, a cada duas horas, fazer uma pausa maior, de vinte minutos. Para facilitar, você pode usar a contagem deste site, clicando no botão verde a cada início de ciclo e no vermelho para encerrar.

• Alongue-se

Aproveite suas pausas para se alongar. Este, aliás, é um daqueles hábitos que você pode adquirir durante o isolamento social e depois levar para a vida. Além de melhorar a postura, o alongamento ativa a circulação sanguínea, melhora a flexibilidade e ajuda no relaxamento. 

Neste vídeo, uma professora de pilates ensina exercícios de alongamento especialmente para a quem está em home office.

11. Se tiver criança em casa, tente adotar algumas regras

A situação está especialmente difícil para quem tem criança pequena. Com a pandemia, não são só os pais que levam trabalho para casa. O isolamento social forçou escolas a fecharem as portas e, com isso, as crianças passaram a fazer as atividades escolares à distância. Como dar atenção ao trabalho e aos filhos neste período?

• Trabalhe enquanto eles dormem

Se você pode trabalhar em horários flexíveis, esta é uma opção a ser considerada: colocar as crianças na cama mais cedo e aproveitar parte da noite para produzir. Caso os pequenos tirem um cochilo depois do almoço, pode ser uma boa hora para resolver pendências mais rápidas. 

• Explique a situação

As crianças lidam melhor com o que elas entendem. Gaste um tempo para explicar de forma didática o que é a pandemia, por que todos estão em suas casas e, principalmente, que apesar de você estar presente o tempo todo, isso não significa que esteja disponível para brincar ou para dar atenção.

• Desenvolva sinais para não ser interrompido

É possível que criar esses sinais seja algo divertido e que as crianças podem participar. Elas precisam saber que, se você estiver de um modo específico, não deve ser interrompido. Esse sinal pode ser o uso de um chapéu engraçado, ou uma plaquinha colada nas costas ou no computador. O importante é que seja um objeto facilmente identificável e que coloque um limite para os pequenos. 

• Coloque as atividades das crianças no planejamento

Sem a escola e os amiguinhos, as crianças precisam que você as ajude a gastar energia, se divertir e aprender. Estas são tarefas das quais não se pode fugir. Por isso, devem ser incluídas na rotina. Provavelmente vai sobrar menos horas do seu dia destinadas somente ao trabalho. Possivelmente você terá que compensar essas horas enquanto seus filhos dormem, em certa medida. Mas, se estiver no planejamento, você conseguirá fazer todas as coisas mais importantes. E pode ser até que, tendo que priorizar, você descubra que algumas tarefas são dispensáveis ou podem ser feitas de maneiras mais simples e rápidas.

• Crie uma estação de brincadeira 

Pegue os brinquedos, lápis, massinha, cadernos e livros e coloque em um canto que feito para brincar. Este local deve ser distante o suficiente da sua estação de trabalho, por causa do barulho, mas perto o bastante para que você possa observar a criança. É preciso incentivá-las a usar a imaginação e brincar sozinhas. 

Você pode criar dinâmicas em que a criança precisa fazer desenhos ou criar histórias para te apresentar depois. Isso pode te dar um tempinho de paz. Se a criança for um pouquinho maior, o tempo de um filme na TV pode trazer um silêncio milagroso. Só tome cuidado para não exagerar na de exposição às telas. 

• Administre as expectativas

Crianças são crianças, não adianta (e nem é saudável) cobrar delas uma atitude de adultos. Tente ao máximo construir um ambiente que seja bom para você e para elas, o que deve ocorrer com certa naturalidade ao longo do tempo. Mas aceite que estamos em meio a uma pandemia mundial e que é normal a produtividade cair um pouco, especialmente para os papais e para as mamães. O mais importante neste momento é que todos fiquem bem.

Você precisou transformar a sua casa em escritório por causa do isolamento social? Conte para nós quais são as suas estratégias!