Fluxo de caixa: o que é, como funciona e como fazer

06/05/2021
13 min de leitura
Equipe Dindim
06/05/2021
13 min de leitura

O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental pra entender o seu negócio. Com ele, você consegue saber exatamente quanto dinheiro a sua empresa tem e pode se planejar pro futuro com muito mais segurança.

Fazer o controle financeiro de um negócio pode parecer muito mais complicado do que realmente é. Por isso, algumas pessoas acabam levando as finanças da empresa meio que na intuição. Este é um erro muito comum, mas que pode ser fatal.

Sem cuidar das receitas e despesas, muitos negócios acabam fechando, já que é fácil se endividar por não saber qual a real situação do caixa da empresa.

Assim como um médico pede exames para saber como está a saúde dos pacientes, os donos de empresa e gestores precisam de ferramentas que ajudem a entender como vai a saúde financeira do negócio.

A mais simples dessas ferramentas é o fluxo de caixa, usado em empresas de pequeno ou grande porte. Se você tem um negócio e ainda não faz isso, a hora de começar é agora a cuidar das suas movimentações financeiras.

Vamos te ensinar dindim por dindim os primeiros passos para você fazer seu fluxo de caixa e melhorar a gestão financeira do seu negócio.

O que é fluxo de caixa

Parece complexo, mas o fluxo de caixa nada mais é do que um sistema para acompanhar as receitas e gastos de um negócio.

Pode ser desde um caderninho no qual você anota tudo o que recebe e gasta, uma planilha no computador ou até mesmo um elaborado software. Tudo depende do tamanho e da complexidade da sua empresa.

Fluxo de caixa é uma ferramenta para manter as finanças em ordem. Sua principal função é fazer com que a empresa sempre tenha capital de giro, ou seja, dinheiro disponível para se manter, pagando suas dívidas e repondo o estoque.

Quanto mais automatizado e organizado for o processo, melhor. O importante é manter tudo bem registrado – afinal, qualquer errinho de conta poderá te custar dinheiro. E todos queremos ganhar, não é mesmo?

Ele é diário, semanal, mensal, anual ou como quiser. Com tudo registrado, você pode se preparar melhor para aquela época do ano em que vende menos e guardar o dinheiro de quando vende mais.

Às vezes, a gente tem uma ideia um pouco distorcida do nosso lucro. Por exemplo, você pode ficar muito animado com uma boa leva de vendas, mas isso não significa que a empresa está com dinheiro pra gastar em seguida, sem qualquer controle.

Talvez seja preciso deixar essa grana quietinha no caixa, porque podem existir salários e contas a serem pagas antes de uma boa quantia de dinheiro entrar de novo.

Ter controle sobre valores, datas de recebimento e de pagamento é algo fundamental: isso pode evitar endividamentos que colocam a empresa em risco.

Resumindo em tópicos, o fluxo de caixa serve para:

  1. Prever receitas e custos em determinado período de tempo
  2. Saber quando poderá sobrar ou faltar dinheiro
  3. Saber quando faltará e precisará de reservas
  4. Perceber quando é possível aumentar ou baixar o preço do produto ou serviço
  5. Verificar se a empresa consegue se pagar com os recursos atuais

Qual a importância do fluxo de caixa

Não existe negócio de sucesso se você não cuidar da parte financeira dele. Pra isso, é preciso conhecer bem as contas da empresa. E a melhor forma de começar é fazendo o controle do fluxo de caixa.

O fluxo de caixa é uma ferramenta muito simples e extremamente importante pra te ajudar a entender qual a real situação financeira da sua empresa. É basicamente uma planilha onde você vai anotar todas as entradas e saídas de dinheiro. Todas mesmo! Quanto mais certinhos os registros, melhor.

Dá pra pensar no fluxo de caixa como um raio-x onde você acompanha quanto lucra com o seu negócio e quanto ele custa todo mês. Com ele em mãos, dá pra fazer planos e aumentar as vendas, por exemplo.

Com qual frequência o fluxo de caixa deve ser feito

O relatório de fluxo de caixa pode ser feito diária, semanal ou mensalmente, dependendo do quão movimentado é o caixa da sua empresa.

O ideal é não deixar para lançar um monte de movimentações financeiras de uma só vez pra não esquecer de nada. Isto é muito importante, viu? Todas as entradas e saídas de dinheiro do seu negócio devem estar no relatório. Só assim você vai conseguir ter uma ideia clara da contabilidade.

Planilha para fazer fluxo de caixa (grátis!)

É necessário registrar todos os recebimentos e pagamentos — tanto aqueles que são à vista quanto parcelados. Em seu fluxo de caixa é preciso ter o espaço “Entradas” e “Saídas”. No primeiro você coloca tudo o que receberá, enquanto no segundo tudo o que gastará.

É possível organizar tudo no caderninho, o problema é que é muito fácil se perder, sem contar que dá um trabalhão. Por isso, você pode usar a planilha de fluxo de caixa que preparamos.

Baixe a planilha mensal de fluxo de caixa e comece a cuidar da saúde financeira do seu negócio.

Em “Totais de entradas”, você deve personalizar os campos colocando todas as suas fontes de receita, enquanto em “Totais de saída”, você coloca seus gastos, também personalizando de acordo com o perfil do seu negócio.

Se você faz muitas transações ao longo do dia, não precisa registrar cada uma. Você pode calcular a média diária, evitando que sua planilha fique muito longa e complexa. O mesmo vale para os gastos – que devem incluir de tudo, desde os impostos até os fornecedores e matéria-prima.

Veja que na planilha há espaço para colocar o total de faturamento e o de compras. Nela é possível colocar o quanto entrará de dinheiro à vista e à prazo. É importante já prever os custos e receitas dos meses, dias ou semanas seguintes.

Quanto mais você prever o futuro do seu dinheiro, melhor. Mas vamos falar disso um pouco mais pra frente.

Planilha de fluxo de caixa, um porquinho, uma calculadora e uma caneta em cima de uma mesa.

Passo a passo: como montar o fluxo de caixa

1. Comece com o saldo inicial

A primeira coisa que você precisa pra montar um fluxo de caixa é saber qual é o saldo inicial da sua empresa, ou seja, quanto dinheiro tem em caixa.

2. Lançamento de entradas

Depois, é a hora de ver os lançamentos, isto é, os registros de contas pra pagar e contas pra receber.

Crie um campo chamado “entradas” na sua planilha — ou onde você tiver começado o seu fluxo de caixa. Coloque ali todas as vendas à vista e a prazo mais as datas de recebimento desses valores.

3. Lançamento de saídas

Em “saídas”, vão as despesas, como salários — o seu e o dos seus funcionários, caso você tenha —, aluguel ou compra de equipamento, aluguel do imóvel onde funciona o seu negócio, serviços contratados, compras à vista e a prazo de matérias-primas, empréstimos, impostos, conta de luz, etc.

É importante colocar também as datas de vencimento das contas.

4. Fechamento

Pra saber o fluxo de caixa é preciso fazer uma continha simples. Basta pegar o valor do “saldo inicial” menos o de “saídas” e depois somar com as “entradas”.

O resultado dessa conta serve como um guia. A partir dele, você consegue ver se está fechando o mês, a semana ou o dia no positivo ou no negativo, para assim tomar decisões e se planejar.

5. Tenha rigor no seu fluxo de caixa

Quanto mais detalhado for o relatório, mais ele vai ajudar na gestão do seu negócio. Especifique todas as entradas e saídas. Todas mesmo!

Não arredonde os valores: isso pode dar uma diferença considerável no final do período. A ideia aqui é saber exatamente quanto de dinheiro seu negócio tem.

Numa loja de roupas, por exemplo, cada produto pode ter um código na planilha. Assim, quando chegar a hora de analisar o fluxo de caixa, você também vai ter uma boa visão do que está vendendo bastante. Isto pode ajudar na hora de planejar estoque, por exemplo.

6. Atualize seu fluxo de caixa com frequência

Você pode fazer o fluxo de caixa todo dia, toda semana, toda quinzena ou todo mês. O importante é ter compromisso com essa periodicidade e não esquecer de lançar nenhuma movimentação do caixa, por menor que seja.

O ideal mesmo é que esse relatório seja feito ao final de cada dia de trabalho. Dessa maneira, o risco de errar é bem menor e o fluxo de caixa acaba se tornando uma rotina saudável pra empresa.

7. Mantenha o seu fluxo de caixa organizado

Trate o fluxo de caixa como um diário do seu negócio e não deixe ele se perder por aí! Separe uma pasta pra ele, que pode ser física ou no computador, e divida em períodos.

Se você fizer fechamentos diários, junte depois todos eles e transforme em um documento semanal. Dos semanais, faça um relatório mensal. Desta forma, no fim de um ano, você terá só 12 relatórios pra analisar. Fica muito mais fácil visualizar padrões, gastos desnecessários, investimentos que devem ser feitos e planejar o futuro!

Essa imagem ilustra o artigo sobre fluxo de caixa com alguém colocando uma moeda em um porquinho.

Vantagens de fazer fluxo de caixa

1. Manter as contas em dia

Com este controle fica mais fácil entender a liquidez do caixa. Ou seja: quanto de dinheiro a empresa tem pra pagar suas contas.

Por exemplo, se você paga seus fornecedores à vista, mas recebe dos clientes em parcelas, pode ser que não tenha o valor disponível pra quitar sua dívida na data certa. Nesse caso, o fluxo de caixa mostra que talvez seja preciso conversar sobre a forma de pagamento com os fornecedores ou com os clientes pra continuar no azul.

2. Saber a hora de tomar decisões

Quando é a melhor época pra investir em algum novo equipamento ou serviço pro seu negócio? O fluxo de caixa pode responder essa pergunta. Comparando os relatórios mensais, você vai conseguir saber se é uma boa hora pra um investimento ou se seria melhor esperar por um mês com menos despesas.

Seja qual for o cenário, este raio-x do dinheiro do seu negócio vai dar mais segurança na hora de tomar decisões. Afinal, os números não mentem. Confie neles e se planeje melhor!

3. Conhecer o próprio negócio

Outro ponto importante do fluxo de caixa é que ele traz conhecimento sobre o seu negócio. Por exemplo: você pode descobrir que suas vendas são muito melhores aos finais de semana. Isso pode servir tanto pra aumentar a produção nesses dias como pra fazer uma promoção durante a semana.

Você também pode perceber que seu produto ou serviço é sazonal, ou seja, ele faz mais sucesso em determinadas épocas do ano. Assim, é preciso se planejar pros meses de pouca venda.

Analisando as informações do fluxo de caixa, você ainda pode notar que seus clientes não estão pagando em dia ou que você está estocando mais do que precisa. Resolvendo estas coisas, as contas da empresa ficam muito mais saudáveis. E os seus lucros também!

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Como funciona o fluxo de caixa projetado

Mais do que saber como está a saúde de sua empresa hoje, o fluxo de caixa é fundamental para prever os próximos meses.

É aqui que entra o fluxo de caixa projetado, que é a parte na qual o empreendedor prevê quais serão as próximas contas a pagar, mas também as próximas parcelas a receber.

O recurso serve para planejar as atividades, controlar as finanças, gerenciar o dinheiro para investimento e ver o quanto virá de lucro ou prejuízo no futuro.

Se você tem funcionários, você pode prever no fluxo de caixa projetado coisas como os salários, as horas extras médias, as comissões, os décimos terceiros, férias etc. Se você trabalha sozinho, você pode calcular os preços dos fornecedores, os custos de transporte que você terá etc.

Já na hora de prever a receita, você pode prever principalmente a receita que virá. Aqui há uma grande vantagem para quem usa as maquininhas da SumUp: quando permite alguém parcelar no cartão, você garante que receberá o valor na sua conta.

Além disso, as pessoas que utilizam nosso plano acelerado recebem o valor em até dois dias úteis na conta — fazendo com que o fluxo de caixa seja movimentado mais rapidamente.

O fluxo de caixa projetado, basicamente, é o que dirá se o seu negócio é viável ou não no longo prazo. Ele te ajuda a entender quanto você precisa ganhar nos próximos meses para poder manter as contas no azul; o quanto você precisa guardar para garantir que tudo continue certo etc.

Imagem de uma lâmpada que ilustra a importância do fluxo de caixa projetado.

Como manter o fluxo de caixa funcionando sempre

Agora que você já sabe o que é, como funciona e qual a importância, lembre-se das principais dicas para fazê-lo funcionar direitinho:

  1. Defina o período que você quer controlar. Afinal, você acha mais importante medir por semana, por dia, por mês, por trimestre? É importante definir desde o início para conseguir um padrão na medição.
  2. Registre todas as suas fontes de receita e de gasto. Só assim você poderá saber com certeza o que gasta e o que ganha em cada mês. Consequentemente, conhecerá bem sua margem de lucro ou necessidade de investimento.
  3. Lembre-se de fazer o fluxo de caixa projetado. Nunca subestime os custos que virão no futuro, mas não se esqueça de analisar também a receita. Só assim você poderá se preparar e ter a flexibilidade que sempre quis.
  4. Verifique sempre. Separe um tempo da semana para analisar os dados do fluxo de caixa e conferir se eles estão corretos. Esse é um documento muito sensível e qualquer erro poderá te fazer perder dinheiro. Portanto, cuide bem de seu fluxo de caixa — assim seu negócio crescerá cada vez mais e seu saldo ficará cada vez mais positivo.

Ah, também selecionamos um vídeo bem legal sobre fluxo de caixa pra vocês:

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